Da li Vam se kada dogodilo da trebate adresirati više desetaka poštanski koverti. Sve ste morali ručno pisati. No da se ne bi više tako mučili, naučite kako se to može pomoću MS Worda. ( u ovom slučaju opisujem izradu naljepnica ( Labels ) u MS Word 2000 eng.)
Situacija za Word 2003: pogledajte link: FAQ: Word 2003
KORAK 1
Kao prvo moramo imati bazu adresara tj. popis osoba koje ćemo uvrstiti za izradu naljepnica. Dakle, napravimo tablicu ( valjda to znate ) u Wordu i unesimo podatke osoba kojima ćemo slati poštu tj. za koje ćemo izraditi naljepnice. Snimimo dotičnu tablicu u dokument (datoteku) "baza-za-naljepnice.doc"
slika1KORAK 2
Da bi naljepnice izradili preduvjet je da kupimo za to odgovarajući arak papira A4 sa samoljepljivim naljepnicama. To možete u svakoj bolje opremljenoj knjižari ili papirnici. Ja sam kupio pod šifrom E100 sa 24 komada, 3 kom u vodoravnom redu i 8 kom u stupcu ( 8*3=24). Ima ih različitih vrsta i formata ( a o formatu i rasporedu zavisi i naša priprema ). Na onoj koju sam ja kupio ima 24 komada naljepnica a margine postoje samo na vrhu i dnu arka papira. One su 8 mm. Što to znači. Znači da gornji dio papira ima marginu 8mm tj udaljenost od ruba papira do prve naljepnice. Na lijevoj i desnoj strani nema margina. Sve naljepnice su dimenzije 70x35mm i nemaju razmaka između. Da bi ste bolje razumjeli ovo, pogledajte raster i sliku2.
slika2KORAK 3
Sada kada imamo pripremljenu bazu adresa i naljepnice možemo krenuti sa izradom . Ako ste kupili drugačije naljepnice tj. drugačiji raspored, isto možete uraditi ali morate se prilagoditi dimenzijama naljepnica i rasporedu prilikom određivanja svojstava naljepnice. Izmjerite sve parametre rasporeda, margina i naljepnica.
KORAK 4
Prvo će mo formirati novu naljepnicu u Wordu.
Kao prvo Otvorimo prazan dokument u MS Wordu 2000. Kliknite na Tools => Envelopes and Labels
slika3Potom Vam se otvara novi prozor na kojem trebate kliknuti na gumb OPTIONS da bi ste postavili svojstva za novu vrstu naljepnice.
slika4Sada Vam se otvorio novi prozor na kojem možete izabrati jednu od vrsta naljepnica koje su već unešene ( ako Vam odgovaraju ) ili izraditi novu predlošku za naljepnicu.
Idemo pod pretpostavkom da nemate predložak za Vašu vrstu naljepnica koju ste nabavili.
Dakle ovdje trebamo kliknuti na gumb NEW LABEL.
slika5KORAK 5
Sada nam se otvorio prozor sa svojstvima naljepnice. Obratite pozornost na ovaj prozor. U ovom prozoru trebate unijeti parametre. Ovo je početni prozor ( slika6 ) prilikom otvaranja New Label a slika7 je nakon postavki parametara za našu naljepnicu.
Parametre koje trebamo unijeti su:
Naziv naljepnice
Udaljenost prve naljepnice od ruba papira tj. Top margin ( u našem slučaju 0,8 cm ( 8mm )
Udaljenost prve naljepnice od ruba papira tj. Side margins ( u našem slučaju 0 cm )
Visinu naljepnice: Label Height ( 35mm )
Širinu naljepnice: Label Width ( 70 mm )
Number across: Broj naljepnica u redu ( u našem slučaju 3 kom ), tj. broj stupaca
Number Down: Broj naljepnica u stupcu ( u našem slučaju 8 kom )
Vertical Pitch i Horizontal Pitch netreba podešavati ( automatski se podašava )
I na kraju Page Size: veličinu arka papira sa naljepnicama ( u našem slučaju je to A4 ( 21*29,7 cm )
Uočite razliku i sve parametre koje trebate popuniti ( označeno crveno )
slika6Unešeni parametri naše naljepnice
slika7Kliknimo na gumb OK.
Sada smo dobili ovakav prozor ( slika8 ) na kojem se vidi novoformirana naljepnica.
slika8KORAK 6
Sada imamo otvoren samo bjanko dokument u Wordu.
Slijedeći korak je početak formatiranja dokumenta iz kojega ćemo ispisati naljepnice.
Kliknite na tekstualnom izborniku na TOOLS => MAIL MERGE
slika9KORAK 7
Otvorio Vam se novi prozor pod nazivom "Mail Merge Helper" U njemu imate tri koraka.
Prvi korak je da izaberemo što želimo kreirati. Izabrat ćemo opciju "Mailing Labels"
slika10Potom će nam se otvoriti novi prozor na kojem program od nas traži da mu kažemo
"Želimo li radnju izvršiti na Aktivnom otvorenom dokumentu"
"Ili da otvori novi dokument"
Izabrat će mo "Active Window" jer nam je potpuno prazan otvoreni dokument. No nećete pogriješiti ni drugu opciju ali će Vam tada Word otvoriti još jedan dokument. Ova druga opcija se koristi npr: kada već imate otvorenu bazu adresara.
slika11KORAK 8
Sada idemo otvoriti bazu podataka ( tj. naš adresar ). Kliknite na gumb u koraku2 "Get Dana" a potom na opciju "Open Dana Source"
slika12KORAK 9
Sada idemo otvoriti bazu podataka ( tj. naš adresar ). Kliknite na gumb u koraku2 "Get Data" a potom na opciju "Open Dana Source". Otvorio Vam se novi prozor na kojem selektirajte datoteku u kojoj se nalazi baza adresa. "baza-za-naljepnice"
slika13Sada Vam se pojavio novi prozor na kojem potvrdite Setup za Main Document klikom.
slika14KORAK 10
Sada Vam se otvorio prozor u kojem će te izabrati vrstu naljepnice. Mi ćemo izabrati onu koju nsmo sami kreirali "MOJA NALJEPNICA 1", Kliknite na gumb OK.
slika14aKORAK 11
Sada Vam se otvorio prozor pod nazivom "Create Labels" u kojem trebate kliknuti na gumb "Insert Merge Fild" da bi ste insertirali dijelove iz baze. I to redoslijedom.
Ime_i_Prezime => Enter
Adresa => Enter
Mijesto => Enter
slika15Važno je da poslije svakog insertiranja pritisnete tipku Enter da bi ste dobili ispravan položaj parametara za naljepnicu-adrese. Pogledaj sliku 16. Kliknite na gumb OK.
slika16KORAK 12
Sada ste se vratili u prijašnji prozor pod nazivom "Mail Merge Helper" slika 17 i kliknite na gumb CLOSE
slika17KORAK 13
Voila!, imamo formatiran dokument za bazu tj. izradu naljepnica. Na slici 18 uočite raspored adresa po naljepnicama a također i dodatni toolbar "Mail Merge" na kojem je potrebno kliknuti na gumb "Merge To New Document" ili pritisnuti kombinaciju tipki na tipkovnici ( ALT+SHIFT+N )
slika18KORAK 14
I to je to. Nakon klika na gumb za spajanje u novi dokument, otvorit će nam se novi prozor MS Worda pod nazivom "Labels 1" sa upisanim adresama iz baze. Potrebno je da umetnete papir sa naljepnicama u pisač i ispišete adrese. Potom ih samo nalijepite na koverte ili čestitke.
Izgleda puno posla ali kada jednom izradite naljepnice i bazu podataka, potrebno je samo nekoliko klikova i imate gotove naljepnice.
slika19Kod programa MS Word XP ili MS Word 2003 je nešto drugačiji sistem rada ali u principu je jednostavno prateći i ove korake.
Windows XP Tips&Tricks IC Forum